Když Microsoft přidal do portfolia Office 365 aplikaci Teams, umožnil firmám a organizacím významně rozšířit možnosti spolupráce jejich lidí. Microsoft Teams lze chápat jako nástroj, který umožňuje definovat si pracovní tým, jak interní, tak externí, a v rámci tohoto týmu vytváří prostor pro řešení jeho jednotlivých agend. A tady je hlavní kouzlo této aplikace. Každý tým má jiné potřeby, může používat jinou skladbu aplikací a Microsoft Teams jim to umožňuje.

Agendy jsou reprezentovány kanály, v nichž tým již diskutuje konkrétní záležitosti a vykonává konkrétní činnosti. Aplikace Microsoft Teams při založení týmu vytvoří prostor pro konverzaci, dále pak prostor pro soubory a umožní k dané agendě přidávat další služby, ať již od Microsoftu, nebo i nástroje třetích stran.

Microsoft Teams v rukou marketingového oddělení

Takové marketingové oddělení řeší různé úkoly a projekty, od výroby letáků přes realizaci kampaní, prezentaci firmy na webu a sociálních médiích až po pořádání firemních akcí. Celá tato marketingová agenda vyžaduje koordinaci několika lidí, včetně externích agentur a spolupracovníků. A právě díky Microsoft Teams lze většinu požadavků elegantně řešit na jednom místě. Základní komunikace se odehrává v okně Konverzace. O výměnu dokumentů se postará záložka Soubory, které se ukládají ve službě SharePoint. Ta obohacuje tradiční dokumenty Word, Excel a PowerPoint o možnost, aby dokument upravovalo více uživatelů současně. Dále pak zajišťuje verzování dokumentu, takže když nastane potřeba vrátit se v čase, můžeme.

Vedoucí týmu navíc může snadno přidávat nové členy a hosty (externí lidi), kteří mají k dispozici veškerou konverzaci, která se v daném týmu odehrála. Firma tak získává možnost uchovávat znalosti pro nově příchozí členy týmu nebo snadno recyklovat obsah z již realizovaných projektů. To má vždy pozitivní dopad na konečný výsledek a většinou vede k časové a finanční úspoře. Pojďme ale dál. Díky integraci dalších aplikací a služeb lze například zajistit, že služba Google Analytics pošle každé pondělí ráno automaticky report do kanálu marketingového oddělení. Jednotliví členové týmu pak mohou doplnit tuto statistiku o svůj pohled a zaznamenat to pro ostatní. Ti se mohou s odstupem času podívat, proč například podobná kampaň z podzimu loňského roku měla lepší výsledky než právě realizovaná. A diskuze (která zůstane také zaznamenána) může být velmi cenná pro vyhodnocení a nasdílení těchto poznatků s existujícími nebo budoucími kolegy.

Outlook versus Teams

Mnoho z nás začíná svůj pracovní den otevřením Outlooku a kontrolou došlé pošty. Velmi často řídí Outlook náš pracovní den, ale musíme se také neustále přepínat do dalších aplikací, ať už je to Word, Excel nebo prohlížeč. Teams naproti tomu umožňují některé aplikace integrovat přímo do svého těla, takže uživatele neodvádí z této aplikace a umožňuje mu řešit většinu věcí na jednom místě. Můžete se například podívat a editovat Word, Excel nebo udělat zápis ze schůzky týmu ve OneNote. Díky integraci Skype pro firmy do prostředí Teams lze také snadno chatovat s konkrétními kolegy nebo realizovat online schůzky týmu. Integrace s kalendářem umožňuje naplánovat další schůzku týmu nebo se ad hoc sejít podle potřeby.

Facebooková praxe používání Zmínek pomocí znaku @ a jména týmu nebo konkrétního člověka umožňuje danou komunikaci řídit a oslovovat správné lidi, kterým z dané konverzace plyne nějaký úkol. Výhodou Zmínek je také to, že ve chvíli, kdy nemám aplikaci Teams spuštěnou, dostanu e-mailem upozornění, že mě jiný kolega zmínil a očekává ode mě nějakou aktivitu. Nejste tedy obětí této aplikace ve smyslu, že byste ji museli neustále monitorovat. Prostě ve chvíli, kdy je nějaká konverzace důležitá pro vás osobně, kolega vás jednoduše zmíní a vám přijde upozornění. Na to pak můžete snadno reagovat přímo z Outlooku.

Hlavní přínosy Microsoft Teams

• Týmová konverzace, soubory a další aplikace na jednom místě, lidi tak nemusí složitě hledat to, co potřebují. A najdou to, i když se k danému týmu připojí až v průběhu projektu.
• Integrace dalších služeb jako OneNote, Forms, Planner, Dynamics 365, PowerBI umožňuje řešit značnou část práce z jednoho místa. Navíc tyto nástroje dovolí realizovat některé agendy interně, bez externích dodavatelů. (Čtěte dále, například o Microsoft Forms.)
• Možnost přidávat externí členy týmu bez nutnosti nákupu licence pro tyto hosty rozšiřuje týmovou spolupráci na dodavatelsko-odběratelské řetězce.
• Správa týmu a přístupových práv se odehrává na úrovni vlastníka týmu, který nepotřebuje asistenci IT oddělení.
• Možnost přeposlání e-mailu do konkrétního kanálu přináší nové scénáře, jak mohou členové týmu spolupracovat. Například řešení stížností, příjem nových poptávek a následná příprava nabídek, kompletní zpracování faktur od dodavatelů a jejich předání na finanční oddělení s detailním popisem.
• Pro IT oddělení se snižuje počet aplikací, které potřebují jednotlivé týmy na své fungování. Tím se snižuje komplexnost a požadavky na zabezpečení a údržbu. IT oddělení tak může získat cenný čas na realizaci rozvojových projektů.
• IT oddělení takto zpřístupňuje uživatelům nástroj, který významně pomáhá v komunikaci, výměně dokumentů a eliminuje případná rizika z používání „šedého IT“.

Microsoft Teams vycházejí vstříc potřebám dynamického týmu s mladými zaměstnanci. Ovšem ani zkušení profesionálové se těchto „vymožeností“ nemusí bát. Je to jen virtuální týmové pracoviště, kde máte všechno pohromadě, podle toho, na čem a s kým zrovna pracujete.

Začít s Teams je snadné. Pokud se rozhodnete do nich převést většinu pracovní agendy, pak je určitě na místě si pořádně promyslet koncept, kterým se jako firma budete řídit. A abyste jej nemuseli vymýšlet sami, můžete si přizvat partnera, který už za sebou několik dobře založených TEAMS má. Ušetříte si čas, porodní bolesti i dětské nemoci – a budete si moct užít reálných přínosů moderních nástrojů pro společnou práci.

Lukáš Křovák, ARTEX IS

https://www.partnerkit.cz/partner/artex-informacni-systemy-s-r-o