Služba Microsoft Forms, která je součástí Office 365, umožňuje snadno vytvářet průzkumy, hlasování a kvízy. K dispozici je průvodce, pomocí kterého konkrétní člověk rychle vyrobí požadovaný tvar. Kromě základních možností (výběr typu otázky: text, výběr z možností, datum, hodnocení nebo volba ze škály) jsou k dispozici různá nastavení, grafické možnosti a další vlastnosti výstupu podle vašich potřeb.

Co Microsoft Forms umožňuje

Formulář, průzkum nebo kvíz může být určen pro interní nebo externí použití. Interní použití povolí vyplnění pouze lidem uvnitř organizace. Lze si vybrat, jestli má jít o anonymní, nebo neanonymní odpovědi. V případě neanonymních se doplní automaticky jméno a e-mailová adresa člověka. Pokud chcete dotazník použít mimo hranice organizace, je zapotřebí do formuláře zapracovat otázku na jméno a e-mailovou adresu, jestliže tuto informaci požadujete. 

Vámi vytvořený formulář využívá responzivní grafiku. Je tedy možné ho snadno zobrazit a vyplnit jak v počítači, prostřednictvím libovolného internetového prohlížeče, tak v mobilu, kde je vše uzpůsobeno velikosti obrazovky chytrého telefonu.

Formulář lze kromě zobrazení formou webové stránky také vložit jako objekt iframe do jiných webových stránek, dále můžete přímo ve službě vygenerovat QR kód, který si ve formě obrázku .png stáhnete a můžete použít na tištěných materiálech. Formulář se tedy dá snadno načíst i v terénu a může být začleněn do různých marketingových nebo jiných dokumentů.

Formuláře mohou být jednoduché, základní, ale můžete také prostřednictvím větvení vytvářet složitější struktury. Takže po určité konkrétní odpovědi dotazovaný automaticky přeskočí otázky, které jsou v daném případě irelevantní.

K čemu lze Microsoft Forms využít  

Škála využití je téměř neomezená a každá firma nebo organizace najde mnoho scénářů. My se velmi často v praxi setkáváme s těmito agendami:

• Backoffice agenda, kdy se pomocí formuláře snadno nahlašují závady nebo chybějící věci. Takový formulář může backoffice manažer připravit za cca 15 minut a umístit ho na intranet a také formou QR kódu například do kuchyněk nebo dalších společných místností, kde lze očekávat požadavek na jeho vyplnění. Velkou výhodou je, že člověk pouze vytáhne telefon, načte QR kód a vyplní potřebné informace. Office manažer pak obdrží notifikaci o nové položce formou e-mailové zprávy.
• Formuláře na získávání zpětné vazby od zákazníků a obchodních partnerů. V těchto případech lze používat různé varianty hodnocení, výběr z možností nebo dát prostor pro otevřené otázky a odpovědi. 
• V marketingu se velmi často formuláře používají pro registraci. Můžete velmi rychle vytvořit registrační formulář, který přidáte do zvacího e-mailu, umístíte na tištěný materiál nebo vložíte do webové stránky.  A samozřejmě pomocí formuláře v mobilech účastníků můžete sbírat zpětnou vazbu rovnou při akci.

Vyhodnocení odpovědí

Odpovědi jsou zaznamenávány přímo ve službě Forms. Ty jsou pro tvůrce formuláře a lidi, kterým byly výsledky nasdíleny, dostupné na stránce služby Microsoft Forms. Výsledky jsou  průběžně zpracovávány a v případě odpovědí, kde dává smysl zobrazení v grafické podobě, můžete vidět i přehledné grafy znázorňující jednotlivé odpovědi. Druhou možností zobrazení je pak otevření výsledků v Excelu, kde je vše připraveno jako formátovaná tabulka, včetně filtrů a možnosti doplnit nové sloupce s vlastní what-if analýzou. Další možností je také vytisknout souhrn odpovědí nebo jednotlivé odpovědi. Časy zdlouhavého přepisování odpovědí jsou ty tam.

Microsoft Forms a další služby Office 365 

Kromě možnosti vytvořit formulář je k dispozici provázanost s ostatními službami Office 365. 

Služba Microsoft Flow pro vytváření automatizovaných procesů umožňuje pracovat s Microsoft Forms. Nabízí několik předpřipravených šablon, pomocí kterých lze například odeslat odpovědi vybraným lidem v rámci organizace, odeslat sesbírané požadavky ke schválení konkrétním lidem, vytvořit úkoly v Microsoft Planner, uložit odpovědi do seznamu SharePoint apod. Vedle předpřipravených šablon je možno využít Microsoft Flow k vytvoření vlastních toků na základě dat z Microsoft Forms.

Služba Microsoft Teams, určená pro týmovou spolupráci, založená na chatování, také umožňuje několik forem integrace a využití. Tou nejčastější je možnost přidat formulář jako záložku do konkrétního kanálu v Microsoft Teams. Záložka může obsahovat vlastní formulář, určený pro vyplnění, nebo zobrazit odpovědi pro členy týmu. Pomocí Microsoft Flow lze také odpovědi posílat automaticky do konkrétního kanálu. Další možností je využití robota Microsoft Forms přímo v konverzaci kanálu. Touto formou se dá rychle získat názor nebo odpovědi týmu na konkrétní otázku. Odpovědi jsou pak snadno viditelné všem členům týmu. Představte si obdobu ankety u některých internetových článků.

V čem spočívá krása a síla Microsoft Forms

Nespornou výhodou Microsoft Forms je jednoduchost, s níž lze tuto službu začít využívat jak pro interní, tak externí účely. Co jsme dříve museli zadávat externím dodavatelům nebo jsme kvůli náročnosti či nákladům vůbec neřešili, může dnes kdokoli vytvořit interně. Microsoft Forms je součástí již nejlevnějších plánů Office 365, takže se dá tato služba začít využívat okamžitě. Lze pořídit licenci i pro jednoho uživatele, který bude formuláře vytvářet, nemusíte pořizovat Office 365 pro všechny uživatele, budete pak používat formu externího dotazování. Provázanost na další služby, jako je Teams a Flow, otevírá další možnosti využití této služby v praxi.

Microsoft navíc chystá verzi Forms Pro, od které lze očekávat ještě pokročilejší funkce. Ale o tom v některém z budoucích článků.

Více informací na: https://forms.office.com/

Lukáš Příklenk, ARTEX informační systémy

https://www.partnerkit.cz/partner/artex-informacni-systemy-s-r-o