Víc a správně
Růst objemový a personální, zahraniční akvizice a rozšiřování produktových
skupin, to vše způsobilo určitou nesystematickou organizaci dokumentů. S tím
si však poradila Dynamica při spolupráci se společností RADKA zabývající se
nákupem chemicko-technických produktů od předních světových výrobních
koncernů.
Společnost RADKA založená v roce 1991 se stala významným oficiálním distributorem rozsáhlého portfolia vysoce kvalitních chemických výrobků, a to nejen v České republice, ale i v celém středo-východním (CEE) a jiho-východním (SEE) regionu. Během 27 let se společnosti podařilo vybudovat síť partnerských společností s majoritní účastí.
Došlo také k významnému rozvoji logistické sítě distribučních skladů do několika evropských zemí, které ve většině případů umožňují Just in Time dodávky. Od září 2016 přejímá veškeré manažerské kompetence jednotlivých společností nově vzniklá RADKA International s. r. o.
Dynamica, jako odborný partner a konzultant společnosti RADKA, , dostala zadání vyřešit několik problémů, jako je nejednotná podpora obchodních procesů, roztříštěná evidence obchodních a marketingových informací uložená v samostatných souborech Excel či ruční, málo efektivní
distribuce změnových dokumentů bezpečnostních listů produktů.
Ve společnosti RADKA vzniklo několik mezinárodních poboček, což způsobilo nutnost mít dostupné informace přes celou strukturu organizačních jednotek. Dynamica musela zároveň přijít s řešením hierarchického přístupu k informacím na základě rolí uživatelů systému.
Zadání
Klient od nového IT řešení očekával schopnost připravovat se na schůzky a plánovat je, evidovat zápisy z jednání i ostatní aktivity z těchto meetingů. Dále sjednotit evidenci marketingových a obchodních informací, připravovat a spravovat nabídky, evidovat vzorky produktů a tuto evidenci společně uspořádat a distribuovat bezpečnostní produktové listy.
Zákazník si dal za cíl, aby byla práce všech jednotlivých společností RADKA, včetně mezinárodních, v jednom informačním systému. Řešení přístupových práv by mělo být dle organizačních jednotek včetně sdíleného přístupu k informacím a možnosti práce se systémem offline, ne na všech místech je totiž přístup k internetu.
Požadavkem také byla integrace řešení na stávající ERP QAD, komplexní zabezpečení dat a dokumentace od databáze až ke koncovému uživateli, dále vytvoření DMS umožňující jednotnou správu všech typů dokumentů a jejich popis pomocí přesně definovaných metadat. Podstatné také bylo, aby mělo DMS stanovenou jednotnou strukturu a způsob navigace, k tomu také podporu vícejazyčného uživatelského rozhraní.
Řešení Dynamica
Za pomoci systémů Microsoft Dynamics 365 (online), Microsoft SharePoint Online a vlastní utility EasySync pro synchronizaci dat a odesílání e-mailů přišla Dynamica s řešením. Prvotní snahou při implementaci bylo co největší využití standardní funkcionality Microsoft Dynamics 365. Zprovoznění systému bylo vázáno na počáteční importy dat z ERP QAD. Základní práce s nabídkou byla přesunuta z ERP QAD do Microsoft Dynamics 365, kde nabídka prvotně vzniká. Následně se utilitou EasySync synchronizuje do prostředí ERP QAD.
Evidence a distribuce bezpečnostních listů produktů byla realizována specifickou úpravou jak na straně Microsoft SharePoint, tak Microsoft Dynamics 365. Vzniklo řešení umožňující evidenci, správu verzí dokumentů a následnou automatickou e-mailovou distribuci aktuálních verzí dokumentů bezpečnostních listů produktů zákazníkům na základě historie prodejů.
Samostatnou kapitolou je řešení výměny dat mezi Microsoft Dynamics 365 a ERP QAD. Tato funkčnost je realizována speciální dávkovou parametrickou utilitou. Vždy se však jedná o jednosměrný přenos dat, kdy je jasně definován primární zdroj a cílové umístění dat. K základním datovým entitám, které se takto synchronizují, patří evidence obchodních vztahů, produktů, vydaných a přijatých faktur a další entity číselníkového charakteru.
Následným krokem je synchronizace potřebných číselníků mezi Dynamics 365 a SharePoint Online, které propojují vygenerovanou dokumentaci s Dynamics 365 a tím i rozšiřují základní integraci mezi těmito systémy.
Využitím všech multiplatformních komponent Office 365 (Excel, Word, Outlook, Skype for Business, OneDrive) je zajištěn komfort práce i koncovým uživatelům a zároveň dostatečné zabezpečení proti ztrátě či zneužití dat.
Výsledky projektu
Firmě Dynamica se podařilo naplnit veškeré klientovy požadavky, sjednotit evidenci obchodních vztahů a kontaktů, získat jasný celofiremní přehled o aktivitách obchodních zástupců a zautomatizovat práci s dokumenty bezpečnostních listů produktů. Součástí bylo také zjednodušení vyhodnocování aktivit obchodních zástupců a vytvoření DMS, které tak umožnilo jednotnou správu všech typů dokumentů v rámci společné struktury pro všechny pobočky.
„Výhodou všech integrovaných součástí je flexibilita systému na požadavky koncových uživatelů, kteří mohou jednoduše procházet od konceptů až po finální dokumentaci bez přemisťování podkladů. Tím je zajištěno zachování zabezpečení životního cyklu dokumentace,“ popisuje Petr Matoška ze společnosti Dynamica.
Zdeněk Otáhal, Dynamica
https://www.partnerkit.cz/partner/dynamica-a-s