Sdílení a ukládání dokumentů a informací

Práce s dokumenty a informacemi, které jsou v nich obsaženy, ať již ve strukturované nebo nestrukturované podobě je základním požadavkem, jehož splnění očekáváme od IT. Na jejich vytváření už toho zdánlivě mnoho vylepšit nelze – až na jednu podstatnou změnu: týmovou spolupráci autorů, kteří editují jeden dokument v reálném čase. Tu uvádějí do života s plnou parou především cloudové nástroje.

I tak jsou další vylepšení, zjednodušení, zpřehlednění milá – pokud pomáhají rychleji zachytávat a lépe prezentovat myšlenky.

Další úlohou je pohodlné, včasné, bezpečné ukládání s možností vytvářet verze a v čase se k nim vracet, dále zabezpečené sdílení dokumentů podle pravidla, které velí zpřístupnit správné informace správným lidem ve správném rozsahu a správném čase a také vyhledávání a reutilizace uložených dokumentů.

Na úrovni řešení těchto požadavků závisí nejen efektivita práce v organizaci, také spokojenost (nízká nebo ideálně žádná míra frustrace uživatelů) i ochrana firmy či organizace před rizikem ztrát či krádeží informací, které se v dokumentech nacházejí.

Protože se v průběhu času mění styl práce, mění se i zacházení s dokumenty a očekávání, která máme při jejich zpracovávání, prohledávání, úpravách atd. Čím větší specializace v pracovním týmu, tím větší nároky na spolupráci a sdílení. Cloudová řešení splňují aktuální požadavky uživatelů a umožňují rozšiřovat pracovní týmy i za hranice uzavřené organizace.

Nabídka možných přístupů ke sdílení dokumentů se ovšem možná začíná stávat příliš nepřehlednou, takže jistě oceníte partnera, který vám pomůže zvolit správný přístup a nástroj: Na co a komu se hodí OneNote, OneDrive, OneDrive for Business, Teams, SharePoint, Sharepoint Online či dokonce D365? A to nemluvíme o tom, že všechny ty prve vyjmenované nástroje lze pořídit v sadách O365, M365.

Kdo se v tom má vyznat?

Váš partner.

A vy buďte v klidu.