Azure pro pořádání akcí (Simply Events )

Služba Simply Events (www.simplyevents.cz) je platformou provozovanou v cloudu Microsoft Azure, která poskytuje pořadatelům jedno řešení pro organizaci různých druhů událostí a uživatelům jednu aplikaci pro iOS nebo Android případně webovou verzi, kde mají naráz přehled o všech událostech od jednoho či více pořadatelů. Tyto dvě klíčové vlastnosti přinášejí zásadní úsporu času, a tedy i peněz.

Simply Events je určena pořadatelům jakýchkoliv skupinových akcí, kteří hledají efektivní cestu, jak organizovat své účastníky. Organizátor-správce ji má přístupnou přes webové rozhraní a návštěvníci prostřednictvím mobilní aplikace (iOS, Android) nebo jako webovou verzi mobilní aplikace. Účastníci událostí díky ní získají přehled o všech konaných a pro ně zajímavých akcích.

Platformu Simply Events využijí společnosti pořádající vlastní firemní akce, agentury, pořadatelé koncertů, teambuildingů, veletrhů, festivalů, konferencí a jiných společenských setkání.

Základní vlastností služby Simply Events je, že díky ní mohou pořadatelé snadno a rychle sezvat osoby na určitou událost odesláním mailové pozvánky a tato událost se automaticky zobrazí v seznamu akcí daného účastníka. Poté se automaticky shromáždí registrační data (zpět do cloudu) a opět automaticky vyhodnotí reakce potenciálních návštěvníků na pozvání. Organizátor může lépe a rychleji reagovat i na neočekávané změny a ihned informovat všechny účastníky například o aktualizaci programu (push-notifikace). Návštěvníci se pak akreditují v místě konání události.

Vize Simply Events

Vizí Simply Events je stát se nejpoužívanějším pomocníkem pro organizaci událostí od firemních konferencí, společenských akcí až po narozeninové party, kde si účastník může koupit pomocí aplikace vstupenku, ubytování nebo jinou službu on-line.

Společně s uživateli – organizátory akcí a jejich účastníky – chceme vytvořit komunitu účastníků na základě jejich zájmů, nabízet jim tipy na vhodné akce a tak (při zachování anonymity) propojit organizátory s novými zajímavými kontakty.

Stačí k tomu jen málo – připojení k Internetu, pro organizátora přístup do cloudové služby Simply Events a pro účastníky smartphone nebo tablet. Organizace účastníků nikdy nebyla jednodušší!

Klíčové vlastnosti a funkce

• všechny události jsou k dispozici jednoduše a přehledně na jednom místě – v cloudu Microsoft Azure a v mobilní aplikaci (iOS, Android) nebo webové verzi mobilní aplikace
• microsite události včetně registračních formulářů s možností alokací zdrojů (místnosti, lektoři, technika apod.)
• jednoduchá, hromadná distribuce pozvánek do e-mailu i mobilní aplikace
• aktuální informace pro účastníky o změně programu, času, místě konání apod. v reálném čase
• kontinuální sběr dat (účast, dotazníky, zpětná vazba, požadavky)
• interakce pořadatele s účastníky – zasílání zpráv pořadatelem (push notifikace), hlasování účastníků, díky kterému je organizátor schopen shromažďovat a vyhodnocovat bezprostřední reakci návštěvníků

Pozvánka přes Simply Events krok po kroku

Simply Events velmi jednoduše řeší celý zvací proces, registraci a akreditaci osob na událost.

Do administračního systému, který je v cloudu Microsoft Azure a přístupný přes webové rozhraní, organizátor vloží seznam kontaktů, podle předpřipravených šablon vytvoří registrační stránku (microsite) a na jedno kliknutí rozešle personalizované pozvánky.

Pozvaná osoba dostane zvací e-mail jednak se základními údaji, jednak s odkazem na aplikaci Simply Events pro smartphone nebo tablet, kterou si stáhne, pokud ji ještě nemá. Organizátorovi akce se registruje přes microsite, kde vyplní registrační formulář, případně využije odkazy v mobilní aplikaci.

Mezitím organizátor průběžně sleduje reakci pozvaných, zda si pozvánku přečetli, nebo dokonce zda jim byl e-mail v pořádku doručen.

Pomocí dalších nástrojů lze sbírat jakákoliv registrační data, jako například osobní informace pro booking hotelu, zda pozvaný dorazí s doprovodem nebo jaké přednášky se zúčastní.

Celý ekosystém platformy Simply Events zjednodušuje i proces akreditace v místě konání události. Účastník má veškeré potřebné informace v mobilní aplikaci, kterou snadno prokazuje svou totožnost. Obsluha seznamu pozvaných účastníků dává v reálném čase přehled o zaregistrovaných osobách a pořadatel může ihned sledovat aktuální počet účastníků.

Výhody pro pořadatele akcí

Pořadatel-organizátor získává online nástroj pro práci s účastníky, vytváření pozvánek, spolupráci s dalšími organizátory, komunikaci s účastníky a průběžný pohled na data, kolik účastníků se přihlásilo, kolik míst zbývá, nebo zda je akce už zaplněna.

Simply Events pro účastníky události

Účastníci akce si stáhnou mobilní aplikaci pro iOS, Android nebo využijí webovou verzi aplikace, přes kterou pak získávají informace o pořádané akci, události. Uživatelé mají díky jedné aplikaci intuitivní rychlý přehled o akcích pořádaných jedním nebo více pořadateli na jednom místě a nemusejí je dohledávat v kalendáři. Navíc mají vždy jasný a aktuální přehled o všem, co se děje. Výhodou pro uživatele je tedy sdružení různých událostí v jednom intuitivním prostředí bez nutnosti pamatovat si detailní informace o každé z nich. Aplikace spolupracuje se sociálními sítěmi, interním kalendářem mobilního telefonu a notifikační lištou.

Základní moduly aplikace zobrazují informace o názvu, termínu, lokalitě a popisu události. Ty se dají rozšířit o obrázkový nebo textový modul přímo dle specifikace organizátora, moduly komunikace s pořadatelem, zpětné vazby nebo hlasování.

Analýza dat návštěvníků

Simply Events vyniká především analýzou dat – okamžitým přehledem v reálném čase, který poskytuje náhled na průběh organizace události. Filtrování, kopírování a další operace se seznamem účastníků v Simply Events šetří čas a práci.

Operace a analýzy dat dělají ze Simply Events velmi efektivní nástroj. Po prvním importu seznamu kontaktů udržuje platforma veškerá data spojená s událostmi a jejich účastníky.

Osobní informace jsou navíc automaticky aktualizovány ze strany účastníků nebo v budoucnu pomocí propojení s profesní sociální sítí LinkedIn.

Díky pokročilým filtrovacím nástrojům není problém rychle sestavit sadu parametrů a pozvat na událost jen ty, kteří splňují určitá kritéria, například osoby, které se nezúčastnily předchozí akce, spadají do určitého oddělení, jsou zaměstnány méně než dva roky apod. Tyto filtry si organizátor vytváří ve správě kontaktů.

Po skončení události se analytické nástroje aplikují pro veškerá data, která slouží k reportování a vyhodnocení události, čímž se zjistí, co příště udělat lépe a efektivněji.

Lze vyhodnocovat velké množství parametrů, jako například:

• počet pozvaných, registrovaných a skutečných účastníků
• počet uspořádaných akcí, počet oslovených osob a jejich hodnocení
• zájem o pořádané události nebo dílčí části programu
• hlasování, zpětná vazba a další interakce

Širší podpora marketingu v další verzi

Pomocí uživatelských účtů, úkolů, poznámek a sdílených kalendářů událostí bude možno spolupracovat s externími dodavateli nebo s nejrůznějšími odděleními organizace.

Uživatelské účty s možnostmi různých oprávnění a s funkcemi sdíleného kalendáře událostí, poznámek a úkolů dají platformě Simply Events funkčnost kooperačního systému, ve kterém má pořadatel aktuální přehled o činnosti jednotlivých uživatelských účtů. V budoucnu přibydou moduly pro sdílení kontaktů, meeting point a vzájemnou komunikaci uživatelů nebo modul GPS vyhledávání. Další moduly lze vytvořit na přání zákazníka.

V další verzi také bude moci uživatel navázat kontakt s jinými účastníky.

Zdeněk Hesoun | Simply Events