Office 365 je krok k pokroku
Náš tým ve společnosti EMRIS si je vědom, že rozhodnutí přejít do O365 je strategickým rozhodnutím, které jednak nabízí získání nových technologií, ale také přináší pozitivní změny v zastaralém pracovním stereotypu, a to s pozitivními dopady na celou společnost.
Jaké aplikace a služby naleznu v O365?
Co vše obsahuje balík služeb O365? Kromě klasického aplikačního balíku Office (Word, Excel, PowerPoint atd.), který dobře znáte, se v nabídce různých plánů (typů předplatného) objevuje například Exchange Online, SharePoint, Teams, Skype for Business, OneDrive (1TB pro každého uživatele), Planner, Intune (Mobile Device Management), Office Delve, Forms, Office Sway, To Do, StaffHub, Bookings, Yammer, Flow, PowerApps a další.
O které z těchto služeb můžete s jistotou říct, že vám nic dobrého nepřinese? Že nestojí za seznámení? Že nepomůže řešit dodržování termínů, snížit pracnost a chybovost, zajistit lepší bezpečnost pro informace, na kterých vám záleží, že nepřispěje k řešení problému, který vás trápí?
I ty aplikace ze sady Office, které léta znáte, se v cloudu chovají jinak. Podporují totiž sdílení. Společnou tvorbu, společné hledání řešení, dokumentovanou komunikaci nad projekty a projektíky. Sdílení pohodlné a přitom bezpečné – a to je právě to, co si přejeme. Další nástroje zase usnadní propojení B2B, plánování, koordinaci projektů a úkolů, vytvoření a sdílení vlastních aplikací do mobilních zařízení, která už dávno neslouží jen k telefonování, nové formy prezentace myšlenek a mnohé další.
Lépe i bezpečněji
Docílit vyšší kvality poskytovaných služeb a získat ekonomické výhody je trendem dnešní digitální doby. Ušetřit za údržbu nebo upgrade, mít špičkové řešení, které bylo dříve dostupné pouze velkým firmám, není jen přáním oddělení IT. Dosažené úspory je pak ideální investovat do rozvoje a pořídit moderní technologie pro obchodní a podnikové aktivity. Když mají pracovníci k dispozici kvalitní digitální nástroje, stoupá jejich efektivita, rychlost a účinnost jejich každodenních činností, což má za následek například vyšší ziskovost nebo vyšší finanční obrat.
Zaleží na vás, jak moc chcete, aby firma byla efektivní a produktivní, a jak moc chcete, aby se práce uživatelům zjednodušila a přinesla rychlejší výsledek než tradiční řešení.
Obavy z nedostatečné bezpečnosti nejsou na místě. Cloudová řešení jsou výrazně bezpečnější než vlastní lokální infrastruktura (hlásí shodně Forester, IDC i Gartner). Microsoft zajišťuje u svých služeb vysoký stupeň zabezpečení a ochrany soukromí vašich dat, což uznaly i orgány Evropské unie, zabývající se jejich ochranou. Microsoft přijal novou mezinárodní normu ISO 27018 týkající se ochrany soukromí v cloudu. Lokální soulad s požadavky na řízení bezpečnosti, vyplývající ze Zákona o kybernetické bezpečnosti a ze Zákona o informačních systémech veřejné správy, řeší certifikací ISO 27001 a poskytnutím požadovaného rozsahu dokumentace (dle vyjádření NBÚ).
Lépe a výhodněji
Office 365 jsou služby fungující na principu předplatného, což znamená ve výsledku to, že na rozdíl od tradičních produktů IT se tato služba platí na určité období (měsíčně/ročně), nikoliv doživotně. Výhodou tedy je flexibilita v počtu a životnosti licencí, za které momentálně platíte, jelikož lze předplatné jednoduše přikoupit nebo zrušit a vše se děje okamžitě.
Licencí (tzv. plánů) je více druhů, tudíž nemusíte utrácet peníze za něco, co nevyužijete. V případě potřeby se dají snadno změnit, aniž byste ztráceli dříve vynaložené peníze a čas. Vše jednoduše zvládne váš správce.
Microsoft nabízí licenční modely vhodné pro malé firmy, korporace, vzdělávací instituce a státní správu. Služba Office 365 vždy poskytuje nejnovější software a technologie.
Předplatné, které zahrnuje i možnost lokální instalace aplikací, dovolí uživatelům nainstalovat Office až na pět zařízení, takže se vyhnou starostem, jak doma dodělat práci, kterou začali v kanceláři, když museli odběhnout dříve nebo si chtějí vzít home office. Bez problémů si tyto aplikace nainstalují doma nebo na rozličná mobilní zařízení.
Také je tu možnost otevřít služby Office v prohlížeči kdekoliv na světě – a stačí k tomu přístup na internet (pokud to firma uživatelům povolí). Online verze Office dostačuje pro běžné práce s Wordem, Excelem, PowerPointem, Outlookem a dalšími aplikacemi. Není tedy nutné na dovolenou balit počítač, „kdyby náhodou bylo potřeba něco upravit či dodělat v projektu, který jste těsně před ní odevzdali“.
Lépe a uceleněji
Můžeme si říci, že v Office 365 nalezneme mnoho užitečných aplikací a díky prostředí Azure, které je na jejich pozadí, najdeme v dalších službách širokou nabídku řešení pro kompletní správu organizace, uživatelů, až po správu pracovních stanic nebo mobilních zařízení.
Platforma Azure se využívá se k vytváření, hostování a škálování webových aplikací skrze datová centra společnosti Microsoft. V jejím prostředí můžete také sami vytvářet, vyvíjet, přizpůsobovat aplikace, které vám padnou na míru, podpoří procesy a jednoduše je zaintegrujete do řešení, které vaši uživatelé již využívají. Azure je „velká věc“, která by si zasloužila kapitolu sama pro sebe. Můžeme například zmínit, že na ní mohou běhat databáze, SAP, různí „boti“ vybavení schopností se učit, lze na ní také hostovat nebo připojit aplikace … zkrátka všechno, co svět IT požaduje a nabízí.
Přitom přístup společnosti Microsoft stále respektuje i vaše unikátní prostředí on-premise, případně i jiná cloudová prostředí, která již využíváte. Silnou stránkou je tedy možnost postupného přechodu či realizace tzv. hybridních scénářů, které mají podporu technickou i licenční. Vezměme například SharePoint 2019, ten je připraven jich nabídnout hned několik: hybridní weby, hybridní B2B, hybridní vyhledávání…
Čistě cloudové řešení bychom doporučili menším organizacím do 100-150 uživatelů. Ty mohou provozovat všechny aplikace a spravovat své prostředí včetně koncových bodů (zařízení) bez jakéhokoli serveru.
Větší organizace se nejspíš vydají cestou synchronizace vlastního doménového řadiče s Azure Active Directory (cloudový doménový řadič), aby mohly implementovat co nejefektivnější řešení pro podporu byznysu. S ním odpadne systémovým administrátorům kus práce, protože například již není třeba udržovat Exchange a další komunikační servery a stačí jen nakonfigurovat pravidla přímo na Office 365, pokud jsou nějaká vůbec potřeba. Stejně se odlehčí i nutné práci s další infrastrukturou. A zaměstnanci oddělení IT budou mít díky tomu čas na jiné věci, jako jsou projekty, vzdělávání anebo lepší podpora uživatelů, včetně hledání vhodných cest a nástrojů pro jejich vyšší efektivitu a snazší práci.
Lépe a strategicky
Integrace O365 představuje strategické rozhodnutí. V prvé řadě na úrovni obchodní, podnikových úseků a samotného vedení společnosti. Pro takováto rozhodnutí je potřeba získat nejen dodavatele, ale především PARTNERA, který pomůže s technologickou integrací O365, a především s procesní adaptací společnosti a s adopcí moderní technologie ze strany uživatelů, kteří na tento druh spolupráce dosud nejsou zvyklí. Partner vám ušetří další čas a zbytečné pokusy, ať se jedná o optimalizaci, pořízení nových technologií, standardizaci prostředí, vytváření šablon, nebo třeba zavedení e-office pro vaše pobočky.
Jednou ze silných stránek Office 365 je i možnost zavést služby do míst v organizaci, která byla z mnoha důvodů na okraji zájmu nebo možností modernizace. O365 nabízí efektivní a plnohodnotné připojení těchto úseků do digitální společnosti. Jedná se o uživatele v první linii a mnohdy i bez přímého přístupu k PC (geograficky rozptýlené pracovníky nebo zaměstnance, kteří jsou prvním kontaktním bodem mezi organizacemi a jejich zákazníky, nebo pracovníky, kteří tráví většinu svého času ve výrobě, řízením strojů či přímým poskytováním služeb).
Představte si O365 u vás
Třeba na tomto příkladu. Máte zákazníky a rádi byste pro ně uskutečnili firemní akci.
S realizací si musíte položit otázky… Jak? Kdy? Kde? Kdo? Pozvánky, pozvaní, odeslání, místo, čas, partneři, dokumentace, úkoly…
Nad tím vším se musíte zamýšlet, hledat nástroje, scházet se a při tradičním způsobu přípravy musíte takovou akci začít řešit minimálně 2-3 měsíce před samotnou realizací, abyste vše stihli plánovat, plnit úkoly i hlídat si plnění úkolů jiných. Nedej bože, že byste měli také spolupracovat s externími zdroji (partnery, spolupořadateli), s nimiž nesdílíte společnou infrastrukturu. Přitom budete intenzivně pracovat s osobními daty svých klientů a stojíte o jejich dobré zabezpečení. Dále vám jde o co nejlepší dojem, který vyvoláte, o rychlost a nízké náklady na režii takové akce.
Ptáte se: A v čem mi pomůže O365? Jak se mi ta doba přípravy a realizace zkrátí? … úplně jednoduše…
Při tradičním způsobu potřebuji spoustu zdrojů – interní, externí, potřebuji rezervovat a pak čerpat čas těchto zdrojů, potřebuji komunikovat a využívat různé nástroje, které firma nemá, nebo pokud má, stojí dost peněz pro celý tým, který se na přípravě a realizaci podílí.
Pokud mám k dispozici O365 (plán, který to umožnuje) pro přípravu a realizaci, nepotřebuji čerpat tolik času interních i externích zdrojů, stačí k tomu využít uživatelsky přívětivé aplikace, které jsou přímo k takovým činnostem určeny – jako například Sway, Planner, Teams, Forms a další. Doba strávená přípravou se zkrátí sotva na polovinu – a to může mít i mnohonásobně větší dopad na efektivitu a přínos takové akce.
Martin Cihlář, Jana Seidlová a další členové týmu EMRIS
https://www.partnerkit.cz/partner/emris-spol-s-r-o