Azure pro řízení (Xeelo)

Dříve platilo, že možnosti řízení firmy a síla nástrojů pro správné rozhodování závisejí na flexibilitě a schopnostech IT. Na nový report se čekalo v lepším případě týden, na změnu procesu měsíce. Přesná čísla měly účetní v uzávěrkách, ale ta důležitější, na základě kterých by se dala řídit firma, měnit strategie nebo měřit výkon, ta buď chyběla úplně, nebo existovala v různých podobách. Anebo nebyla aktuální. Dnes je realita naštěstí úplně jiná. Dat je sice čím dál tím víc, ale firmy je mají k dispozici v reálném čase a ve srozumitelné podobě. Když jim pohled na data nevyhovuje, každý CFO si dokáže vytvořit nový report. A pokud se rozhodne změnit firemní procesy, nemusí se obracet na IT. Proces si změní během několika minut.

Ovšem, platí-li stále pro vaši firmu spíš to první, možná je ten správný čas zjistit, jak to co nejrychleji změnit. Dnešní doba si žádá rychlá rozhodnutí, daleko lepší znalost zákazníka i konkurence a neodpouští zaváhání. Abyste mohli udávat firmě směr, musíte se mít o co opřít. V nedávném průzkumu společnosti EY dvě třetiny firem přiznaly, že chybějící funkční nástroje mají významný vliv na kvalitu jejich reportingu.

Technologie už dávno nejsou bariérou, ale naopak nástrojem. Nástrojem, jak mít každý den, každou minutu aktuální informaci o tom, jak se daří vašim prodejcům, jak na poptávku dokáže reagovat vaše výroba a logistika nebo jak si v porovnání s vámi stojí konkurence. Úspěch totiž bohužel není jen ve vašich rukou, ale je ovlivňován celou řadou vnějších faktorů – konkurencí počínaje a predikcí poptávky v závislosti třeba na předpovědi počasí konče. Váš systém by měl být schopen vyhodnocovat všechna data bez ohledu na to, odkud pocházejí. Dát jim význam a prezentovat vám je včas a ve správné formě.

Heterogenní IT prostředí není překážkou

Že máte ve firmě desítky systémů, každé oddělení pracuje v tom svém a těžko se pak hledá, kde je pravda? Nejste jediní. Ačkoli spolu práce jednotlivých oddělení úzce souvisí, jedno na druhé navazuje, celá řada firem řeší procesy a workflow nad každým systémem zvlášť. Přitom by mohly jejich propojením ušetřit miliony, zrychlit fungování firmy a získat kontrolu napříč společností.

Klíč k vyřešení této situace je schovaný v jednotné vrstvě obalující všechny existující firemní systémy. Takovou vrstvu můžete jednoduše vybudovat v nástroji jménem Xeelo. Nenutí vás vyměnit žádný systém, se kterým jste spokojení a do kterého jste zainvestovali nemalou částku. Naopak všechny tyto systémy umožní zachovat a propojit je.

K tomu slouží tzv. Xeelo Data Exchange – speciálně vyvinutý, robustní integrační nástroj, který zajistí bezproblémové propojení s ostatními systémy, ať už těmi tradičními nebo proprietárními. Nezáleží ani, jestli systémy běží na vaší infrastruktuře, nebo v cloudu. Xeelo se napojí na všechny, a přitom samo může být provozováno jak v cloudu, tak na vašich serverech.

Výsledkem je samostatná integrační vrstva, ve které můžete nejen koncentrovat všechny schvalovací procesy, ale i spravovat kmenová data. Získáte jeden zdroj pravdy a informace, o které se budete moci při rozhodování opřít. Eliminujete jejich opakované zadávání do vícero systémů, chyby nebo nekonzistentnost dat.

Díky tomu firma získá nástroj, který ji umožní řídit centrálně, protáhnout procesy skrze celou organizaci, zjednodušit zaměstnancům každodenní práci a zbavit je byrokracie a zbytečné administrativy. Nebudou muset zadávat data duplicitně do více systémů, většina operací bude fungovat automaticky a dokumenty budou firmou kolovat jen digitálně. Jednoznačně tak dohledáte, kdo co schválil či jak dlouho se na schválení v jednotlivých krocích čekalo.

Zní to jako sci-fi? Možná, ale jde o realitu

Jak to vypadá v praxi? Ukažme si to na jednoduchém příkladu: Uživatel pracuje v Xeelo s formulářem, kde zakládá nového odběratele. Vyplní příslušné údaje, z nichž některé se doplní automaticky z veřejně dostupných zdrojů (např. z rejstříků). Po uložení formuláře se údaje z některých polí automaticky propíší do CRM systému a zároveň se spustí workflow a teprve po příslušném schválení se zákazník založí v ERP systému.

Nebo jiný příklad: Zákazníka s limitem pohledávek do 10 000 EUR může uživatel založit okamžitě, stačí, aby např. vyplnil jen jeho IČ. Pozdější navýšení limitu už ale bude podléhat schválení.

Kouzlo celého řešení je v tom, že ať už máte jakkoli složitá pravidla vztahující se na firemní procesy, v Xeelo je nastavíte během pár minut. A stejně jednoduše je i změníte, vyžádá-li si to situace.

Změna firemního procesu za pár kliknutí

Jakmile máte díky jednotné vrstvě přehled o tom, co se ve firmě děje, snadno odhalíte i slabá místa firemních procesů. V Xeelo můžete všechny procesy, ať už jsou jakkoli komplikované a obsahují nespočet podmínek, modelovat jednoduše způsobem drag&drop a pouhým nastavováním. Nemusíte mít ve firmě experty na programování, nemusíte požadavky zadávat externí firmě a čekat na jejich realizaci. I ten nejsložitější proces si nastavíte bez napsání jediného řádku kódu.

Donedávna platilo, a leckde stále ještě platí, že IT oddělení inovace spíš brzdí, než aby je akcelerovalo. Upřímně? Není divu. Ve většině případů jde o technologie a systémy, které za tu dobu přerostly do obřích rozměrů. Jedna změna pak může vyvolat řadu dalších problémů. V tomto prostředí žijí lidé z IT dnes a denně. Je přirozené, že na první pohled jednoduchý požadavek trvá dlouho nebo nejde řešit vůbec.

Proto je na místě se ptát, jestli by se IT nemělo věnovat oblastem, které firmě skutečně přinášejí peníze. Systémy by měly firmu podporovat v růstu, expanzi na nové trhy, a ne ji brzdit.

Vnímání IT očima managementu nebo běžných uživatelů se může změnit, jen pokud IT dostane do ruky skutečně flexibilní nástroj, který umožní pružně reagovat na požadavky a zjednodušovat lidem práci. Dosavadní core systémy, do kterých se mezitím nainvestovaly miliony a firma si je vyladila podle svých představ, můžou firmě zůstat. Xeelo nemá ambici je nahradit, ale propojit a vylepšit.

Tato vlastnost dokáže uspořit nemalé náklady a vrátit kontrolu nad fungováním firmy zpět do vašich rukou, aniž byste cokoli riskovali. V Xeelo navíc platíte jen za uživatele, kteří v procesu rozhodují. Ti, kteří zadávají žádosti, jsou zdarma.

Možná je ten správný čas podívat se na své systémy z jiného pohledu. Vyzkoušejte Xeelo. Více informací naleznete na www.xeelo.com.

Zbyněk Porš | Intelligent Studios