Využití O365 v advokátních kancelářích

Zdá se, že v nejbližší době budeme moci mezi stabilními zákazníky online služeb přivítat i klienty z oboru, kterému dříve již samotné slovo „cloud“ znělo spíše jako hanlivý výraz, či název něčeho, co zcela jistě nebudou nikdy potřebovat. Ano, odhadujete správně, jedná se o obor advokacie, která se až dosud držela již přežitého pohledu, že jediné, co platí, je ve spise na papíře…

Každý obor však má své „bílé vrány“, a tak se díky nadšencům z oboru advokacie, kteří aktivně usilují o efektivní využití nejnovějších a zabezpečených technologií, podařilo přivést k životu koncept Digitální kancelář advokáta. Ten je z větší části postaven na využití technologií a služeb Microsoft Online Services – Office 365.

Samotná cesta k vytvoření a sestavení funkčního modelu (Proof of Concept) byla velmi trnitá a bez spolupráce a účinné podpory zejména ze strany našich technologických partnerů ze společností Microsoft a Fujitsu by možná koncept zůstal jen v našich úvahách. Největší dík však patří spolupracujícím advokátním kancelářím, které svou ochotou a aktivní snahou zavádět nové technologie do oboru měly na úspěšný vývoj konceptu vliv naprosto zásadní.

Skutečně již papírům odzvonilo a je digitalizace bezpečná?

Ještě nedávno jsme museli při diskuzích o využití služeb online a digitalizaci dokumentů v těchto odborných kruzích čelit „odpůrcům“ digitalizace spisové dokumentace, kteří zpochybňovali úroveň bezpečnosti a zabezpečení datového centra cloudových služeb i možnost zneužití dat v centru samotném. Ti znalejší třeba poukazovali například na formu přihlášení (znalost jména a hesla) do prostředí služeb online, která prý otevírá příliš snadný přístup k těmto zdrojům. Mnozí z nich však chvíli po takové vášnivé debatě bez mrknutí oka vezmou papírový spis s citlivými údaji do kufříku, který cestou domů na benzínové stanici nechají ve voze, v tom lepším případě v kufru, v opačném přímo na sedadle na viditelném místě.

Přitom již několik let mohou advokáti provádět tzv. konverzi dokumentů do elektronické podoby. Tato možnost je pro koncept Digitální kancelář advokáta další velikou výhodou, neboť advokáti si mohou při splnění zákonných podmínek vytvářet elektronický archiv spisové dokumentace, a to tak, aby následně mohly být tyto dokumenty použity v právních jednáních s plnou platností. Formu digitalizace, chcete-li konverze, do elektronické podoby lze posuzovat z pohledu konkrétního využití danou advokátní kanceláří: zda si elektronický spis vytváří pouze pro vlastní potřebu a jeho snadnou dostupnost či sdílení, bezpečné uložení a efektivní práci, či si současně vytváří elektronický archiv dokumentů pořízený v souladu se zákonným ustanovením a plnou právní platností jednotlivých dokumentů.

Ochrana elektronických dokumentů by samozřejmě měla být zajištěna na více úrovních. Nejprve je potřeba vybrat správné umístění, do něhož se budou dokumenty ukládat, aby byly splněny všechny požadavky na jejich ochranu a zabezpečení. Asi se shodneme, že jejich uložení na síťovém disku umístěném volně v kanceláři či pevném disku notebooku, který s sebou stále nosíme, v nezašifrované podobě je asi stejně či velmi podobně bezpečné jako dříve zmíněný kufřík se spisem na sedadle automobilu.

V dalším kroku je třeba rozhodnout, zda využijeme a nasadíme prostředky, které nám umožňují nejen šifrovat za pomoci různých technologií samotné elektronické dokumenty (např. jedna z funkcionalit Office 365), ale také celé pevné disky přenosných počítačů, na kterých jsou tyto dokumenty uloženy. V neposlední řadě je třeba zajistit odpovídající a bezpečné přihlášení k přenosným a mobilním zařízením advokáta, prostřednictvím kterých k uloženým dokumentům přistupuje. K tomu je možné využít například nejnovějších technologií snímání kontroly krevního řečiště nebo za pomoci známé čtečky otisku prstů, ověření čipovou kartou advokáta nebo alespoň silným heslem či PIN u mobilních zařízení.

Nakonec se tedy jeví, že elektronická spisová dokumentace může být snáz než papírové spisy uložena tak, aby splňovala nejpřísnější požadavky na ochranu obsahu před zneužitím. Elektronické dokumenty lze také výrazně lépe a účinně ochránit před ztrátou při živelných pohromách, před zcizením či jinou formou zničení.

Shrnuto: Na obě otázky z podtitulku odpovídáme jasné ANO.

Proč právě Microsoft Online Services?

Jak nám do celého konceptu Digitální kancelář advokáta logicky zapadly tyto služby online? Na tuto otázku nebude příliš složité odpovědět. Na prvním místě je zcela jistě vysoká míra bezpečnosti a zabezpečení celého řešení, certifikace a právní soulad, kompatibilita s běžně používanými aplikacemi, dostupné funkcionality, škálovatelnost řešení, snadná dostupnost a v neposlední řadě cena.

Ke všem oblastem tu není prostor vyjádřit se detailně, ale z pohledu konceptu byla nejdůležitější bezpečnost, zabezpečení a právní soulad například se Zákonem o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb., Zákonem o kybernetické bezpečnosti č. 181/2014 Sb. a v rámci předpisů EU např. Standard Contractual Clause 2010/87/EU. A také chystaným požadavkům GDPR. Dost však paragrafů a vraťme se k praktickým věcem, třeba k samotné bezpečnosti online služeb Microsoftu. Popisovat zabezpečení datových center společnosti Microsoft a všechny jejich certifikace by vydalo na samostatný článek, tak věříme, že se spokojíte s tvrzením, že takto vysokou úroveň zabezpečení si žádný advokát sám, a nejen on, budovat nebude. Dalším stupněm je zabezpečení přístupu konkrétně ke službám Office 365, kde je nyní již zcela běžně (bez příplatku) možnost zabezpečit účet v Office 365 vícefaktorovým ověřením. (Tím vyvracíme obavy „znalejší“ části advokátní obce zmíněné v úvodu.)

Z pohledu kompatibility řešení: Asi nebude moc advokátních kanceláří, které by ke své práci nepoužívaly výpočetní techniku. A rozhodně většina používá kancelářskou sadu aplikací Microsoft Office, která je od verze 2010 (neb 2007 končí nyní podpora) plně kompatibilní se službami Office 365. Nemůžeme tady teď vyjmenovat všechny možnosti Office 365, které může advokátní kancelář při své práci využít, ale za zmínku stojí v konceptu nejdůležitější dokumentová knihovna, elektronická pošta, sdílený kalendář, videokonference, úložiště, týmy, plánovač a další.

• Škálovatelnost je vlastnost, kterou mají online služby v rodném listu. Takže různým pracovníkům a externím spolupracovníkům mohou být přiřazeny plány dle skutečné potřeby tak, aby nejlépe odpovídaly pracovnímu zařazení. A měnit to v čase.
• O dostupnosti řešení se nemusíme příliš zmiňovat: Služby online si může každá advokátní kancelář aktivovat přes internetový prohlížeč za pár minut. Nicméně bychom jistě doporučili využít pomoci zkušeného partnera, který vybere plány (sady) odpovídající potřebám a zajistí správné nasazení celého řešení i připojení koncových zařízení.
• Cena služeb se liší dle jednotlivých plánů, které je možné pořizovat na bázi měsíčních či ročních plateb. V každém případě je nespornou výhodou libovolné AK možnost získat za velmi příznivých nákladů vysoce robustní a funkční řešení, jehož jednotlivé funkce dosud využívaly pouze největší nadnárodní korporace.

Jaké výhody získá AK v oblacích?

Žádná advokátní kancelář nebude potřebovat na cestu do oblak zásoby nejmenovaného energetického nápoje, který dává křídla. Letenku k výhodám získá prostřednictvím zkušeného partnera. A kam se tedy letí? Abychom dokázali na tuto otázku odpovědět, je třeba upřesnit, že Microsoft Online Services, konkrétně Office 365, jsou pouze jednou, byť zásadní, součástí celého konceptu, který je připraven tak, aby pokrýval co možná nejširší rámec všech agend a potřeb typické advokátní kanceláře. V rámci celého konceptu je tedy využito různých technologií, služeb a produktů, které na sebe funkčně navazují, a to od samotné digitalizace/konverze dokumentů, použití digitálních komerčních a kvalifikovaných certifikátů, časových razítek až po ukládání dokumentů do dokumentové knihovny s možností fulltextového prohledávání atd.

Mezi základní požadavky při vývoji konceptu Digitální kancelář advokáta patřila modularita celého řešení, aby si každá advokátní kancelář mohla vybrat pouze ty služby, které skutečně chce používat, a aby řešení bylo flexibilní a dostupné ze zařízení se všemi platformami – Android, IOS, Microsoft.

Využitím konceptu získává advokátní kancelář komplexní řešení pro zajištění chodu kanceláře, které zahrnuje mimo jiné bezpečnou elektronickou komunikaci s klienty, možnost videokonferencí a konzultací například nad konkrétním dokumentem při jeho editaci. V oblasti práce s dokumenty využívá zejména dokumentovou knihovnu (elektronická spisová dokumentace), která automaticky vytváří verze dokumentů, a to i když pracuje více uživatelů nad jedním dokumentem. Toto řešení umožňuje efektivně se vracet k jednotlivým verzím dokumentů. Následně jsou takto uložené dokumenty včetně těch, které byly digitalizovány, tzv. fulltextově prohledávatelné. Možnost vyhledávání dle klíčových slov v elektronickém spisu či celé dokumentové knihovně patří mezi největší přednosti celého konceptu. Každý advokát prožil chvíli, kdy si u líčení vzpomene, že přesně k této situaci měl materiály uložené někde ve spise. V případě, že spis má několik stovek stran, nebude je během líčení zřejmě schopen v papírové podobě dohledat, ale využije-li koncept Digitální kanceláře, může v reálném čase z mobilního zařízení (tablet, notebook, chytrý telefon) v dokumentové knihovně daný text nebo dokument vyhledat online za několik málo sekund a přímo tak reagovat na nové okolnosti.

Při své každodenní práci jistě každý advokát ocení možnost tvorby zápisů z jednání, poznámek, které se následně ukládají ke konkrétním spisům. Součástí této dokumentace může být i audio či video záznam.

Mnohým advokátním kancelářím může vyhovovat možnost bezpečně přistoupit kdykoliv a odkudkoliv k spisové dokumentaci, možnost sdílení spisů mezi spolupracujícími AK či v rámci jedné kanceláře, a to na základě předem definovaných a přidělených oprávnění. Nastávají i situace, že je potřeba zaslat vybrané části dokumentu elektronickou poštou, nebo jej zpřístupnit prostřednictvím odkazu, ale existuje požadavek na vysoké zabezpečení obsahu dokumentu, aby jej nemohla otevřít nebo zobrazit jiná nežli oprávněná osoba – i na toto má koncept v rámci Office 365 řešení.

Velkým pomocníkem může být funkcionalita pro efektivní řízení a sledování úkolů, termínů u jednotlivých kauz, přidělování odpovědných osob za konkrétní i dílčí oblasti řešení, které mohou advokátní kanceláře využít.

Nedostatek času je nepřítelem nás všech, a proto efektivní řízení a plánování času a schůzek bude jistě každodenním pomocníkem. Sjednání schůzek s klienty, rezervace jednacích místností, hledání vhodných termínů pro porady pracovních týmů snad nemůže být snazší. Až opadne prvotní nesmělost, očekáváme i aktivní využívání videokonferencí mezi advokátem a klientem bez cestování, což přinese značnou úsporu času všech účastníků a mnohem kratší fronty na D1.

Máte dostatek představivosti? Pak se vám náš koncept jistě zamlouvá. Nabízíme vám možnost obrátit se na nás kdykoli s dotazy prostřednictvím e-mailu či telefonu. Advokátům nabízíme konzultace k Digitální kanceláři ZDARMA. Chcete-li s námi posunout svou AK do oblak, jsme tu.

Libor Novotný | Hi-Tech Services